Artistanbul’da Yeni Bir Dönem

Artistanbul olarak daha mutlu bir ofis hayal değil diyerek başladığımız süreci Great Place to Work sertifikasını alarak sonlandırmadık. Çalışanların daha rahat ve huzurlu olmasını sağlayabilmek adına sistemin ve kuralların açık bir şekilde yazıya döküldüğü Artistanbul Çalışma İlkeleri Belgesi’ni hep beraber oluşturduk.

Artistanbul Çalışma İlkeleri belgesinin detaylarına geçmeden önce bu noktaya nasıl ulaştık, kısaca bahsetmek istiyorum. Sertifikamızı aldıktan sonra oturup bize ilettikleri detaylı çalışan yanıtları raporlarını inceledik. Sonrasında tüm ekiplerle uzun toplantılar yaparak madde madde iyi ya da kötü, neden böyle sonuçlar çıkmış olabileceğini konuştuk. Emin olun ki kimse lafını sakınmadı, eğrisiyle doğrusuyla tüm konuları masaya yatırdık ve gerekli notları toparladık.

Elimizden geldiği kadar hızlı bir şekilde bu sonuçları da toparlayıp harekete geçtik. Önce hızlı ve rahat yapılabilecek çalışmaları başlattık. Mesai saatleri dışında işle ilgili iletişim kurmamak ve bazı birimlerin odasının değiştirilmesi, ilk yaptığımız değişikliklerden oldu. Sonrasında da zaten bir süredir üzerinde çalıştığımız belgeyi çalışanların yorumuna sunduk. Herkesin katıldığı toplantılarda yine maddeleri tartışıp gerekli değişiklikleri yaptıktan sonra herkesin onayıyla belgeyi internet sitemize de ekleyerek işlerlik kazandırdık.

 

Çalışma ilkeleri ve çalışan uygulamaları nedir?

Öncelikle bu belgenin tam olarak ne ifade ettiğinden bahsetmek istiyorum. Büyüme sürecinde en çok çekindiğimiz konulardan biri kurumsallaşma süreciydi. Hem Artistanbul’un ruhunu kaybetmesini istemiyorduk hem de kalabalığın getirdiği sorunları yaşamamak için bazı düzenler getirmemiz gerekiyordu. Bunu sağlayabilmek için de mevcut çalışma süreçlerimizin hepsini yazılı hale getirmeye karar verdik.

Ofiste tam zamanlı olarak bizimle çalışan ve müşterilerimizle bizim adımıza/bizimle beraber görüşen herkesi kapsayan bu belge hazırlanırken çalışma ve genel ahlak kurallarını göz önünde bulundurduk. Şirketin kurumsal kimliğine içeriden ve dışarıdan zarar verebilecek durumların önüne geçmeye çalışırken çalışanların motivasyonunu yüksek tutabilmek için de gerekli maddeler ekledik.

Bu belge hazırlanırken, süreçlerimizle ilgili sıkıntılı gördüğümüz ya da geliştirilmesi gereken maddelere özellikle önem verdik. Buna örnek olarak çalışanların görüş ve sıkıntılarını yöneticisine rahatlıkla iletebildiği birebir görüşmelerin, bu belge ile aylık olarak düzenli yapılması garanti altına alındı. Çalışanlara “Doğum Günü İzni” getirilmesinin yanında bir pozisyon işin işe alınacak kişiyi getiren çalışana da Aday Öneri Uygulaması ile ödül vermeye başladık.

 

Çalışma ilkeleri ve etik değerlerimiz

Açık kaynak, açık standartlar, şeffaflık, güven ve eğlence gibi Artistanbul’u Artistanbul yapan değerlerimizin de tanıtıldığı belgede tedarikçilerimiz ve iş ortaklarımızla süreçleri nasıl yürüteceğimiz, nelere dikkat edeceğimiz, hatta tarafsızlığın ve etik değerlerin zarar görmemesi için hediye alıp verme durumlarında nelere dikkat edeceğimiz de bu belgede yer alıyor. Özellikle etik değerlerin göz önünde bulundurulması kısmında da şirket varlıklarının uygunsuz kullanımının neleri kapsadığı, gizlilik ve bilgi yönetimi için nelere dikkat etmemiz gerektiği, şirket temsili için neler yapmamız ve yapmamamız gerektiği detaylı bir şekilde örnekleriyle anlatılıyor.

Çalışanların motivasyonunu artırmak, çalıştıkları süre içerisinde olabildiğince rahat olmalarını sağlayabilmek için de çalışma ortamının nasıl olduğunu ve şirket içi iletişimde nelere dikkat etmemiz gerektiğini detaylı olarak yazıya döktük. Mesai saatleri dışında ve özellikle tatil günlerinde birbirimizi işle ilgili rahatsız etmemekteki hassasiyetimiz, sürdürülebilir bir çevre için geri dönüşüme verdiğimiz önem ve çeşitlilik yönetimini yazılı hale getirirken, özellikle bizimle çalışmayı düşünen kişileri hedefledik. Bu hassasiyetlerimizi ve sağladığımız bazı ayrıcalıkları bilerek daha rahat bir şekilde başvuru yapabilirler :).

 

Çalışan uygulamaları ile her şey daha düzenli

Belgenin en uzun kısmı olan Çalışan Uygulamaları’nda bir çalışanın günlük çalışmasında karşılaşabileceği durumlara karşı nasıl hareket edeceğimiz yazılı hale getirildi. Görev takip sistemimizden mesai saatleri çeşitliliğimiz ve fazla mesai pratiklerimize, işe giriş ve işten ayrılma süreçlerinden izin prosedürlerine kadar her şey çalışanın rahatlıkla anlayabileceği bir şekilde hazırlandı. Özellikle işe alımda nasıl bir süreç izlediğimiz ve izin alma ile ilgili pratiklerin çalışanlar tarafından stres yaratabileceğini gördüğümüz için adım adım ve detaylı bir şekilde açıklamaya çalıştık.

Her çalışan, belli bir süre çalıştıktan sonra alanıyla ilgili bir eğitim alma hakkı kazanıyor. Bununla ilgili prosedürleri de detaylı olarak anlatıp daha çok kişinin kafasında soru işareti olmadan bu haktan yararlanabilmesini hedefledik. Ücretlerin nasıl belirlendiğinden yan hakların neler olduğuna, seyahat ve masraf yönetiminden aday öneri uygulamasına kadar birçok detayı da anlattık. Özellikle maddi konularda kimsenin aklında soru işareti kalmamasını ve daha huzurlu bir ortamda çalışmasını istedik.

 

Artistanbul’da daha güzel günler de mümkün!

Bu belgeyi hazırlarken çıkış noktamız Greate Place to Work raporlarından ve tartışma toplantılarından çıkan sonuçlardı. Pratiklerin ve prosedürlerin yazılı olmamasından doğan soru işaretleri ve dolayısıyla bir gerginlik olduğunu fark ettik. Her ne kadar herkese eşit davranmaya çalışılsa da, özellikle yeni başlayan kişilerin eski çalışanların ayrıcalıklı olabileceğini düşünerek bazı haklarını talep etmekten çekindikleri ortaya çıktı. Biz de bunu kırabilmek ve herkesin hakkını güvence altına alabilmek için bu belgeyi hazırladık. Bu belgenin hazırlanma sürecinde bize yardımcı olan Merve Bayülgen‘e de teşekkür etmeden geçmeyelim.

Hazırlayıp herkesin görebileceği bir yere eklemekle bu işin bitmediğinin “yine” farkındayız. Bazı maddeleri özellikle yıllık olduğu belirtilerek ekledik ki, en azından yılda bir belgeye göz atmayı ve gerekli güncellemeleri yapmayı unutmayalım. Doğruyu söylemek gerekirse, belgeyi siteye ekledikten sonra bile gözümüze batan bir noktayı, yine çalışanlardan onay alarak değiştirdik. Baktıkça aklımıza gelen bazı pratikleri de şimdiden kenara not almaya başladık ki, güncelleme döneminde daha kapsamlı bir belge haline gelsin.

Çalışma İlkeleri Belgesi’nin tamamına göz atmak isterseniz buradan ulaşabilirsiniz. Kariyer fırsatlarımızı görmek için de sizi buraya alalım! Daha Mutlu Bir Ofis Hayal Değil diyerek başladığımız bu süreçte çalışanların huzuru ve mutluluğu için çalışmalarımız devam edecek. Bu konuda her türlü görüş ve öneri için sizi yorumlara bekliyoruz! 🙂