Uzaktan Çalışmada İşe Katılım Süreçleri

Son 9 ayda, öyle ya da böyle çoğumuz uzaktan çalışma koşullarını tecrübe ettik. Psikoloji eğitimi aldığım için bu süreçte, uzaktan çalışmanın psikolojik tarafıyla ilgili çok araştırma yaptım, makale okudum. Sonunda da neler yapılabileceği ile ilgili bir yazı dizisi hazırlamak istedim ve işte karşınızda ilki: İşe Katılım Süreçleri!

Geçtiğimiz yılın Great Place to Work ödülünü kazanmış bir şirket olarak, daha iyisini yapabilmek için çalışanlarla görüşmeye ve süreçleri geliştirmeye devam ediyoruz. Pandemi öncesinde de zaten haftada 1 gün evden çalışıyorduk. Yani uzaktan çalışma süreçlerine ve kullanılabilecek teknolojilere aşinaydık. Bunun bir adım ötesine geçebilmek için de bu süreçte bazı araştırmalar ve çalışmalar yaptık.

En başta, “İşe Katılım” nedir, biraz ondan bahsedeyim. İngilizce’de “Onboarding” olarak geçen bu süreç, bazı yerli kaynaklarda “İşe alım” olarak kullanılıyor ve bence kesinlikle yetersiz bir tanımlama. Ben daha çok “İşe katılım” tanımlamasını tercih ediyorum. Sadece işe aldığınız ana kadar yapılanlar değil; işe alışma, iç süreçlere alışma ve yeni başlayanın eski bir çalışanın düzenine kavuşabilmesine olan tüm süreci kapsıyor. Bu süreci rahatlatacak en önemli nokta da iletişim ve bilgi!

 

Başvuru öncesi süreçler

Her şey aslında verdiğiniz ilanla başlıyor. Sene olmuş 2020, artık şirketlerin kendilerinin asıl seçici olduğu algısından kurtulması gerekiyor. Her ne kadar siz, başvuranlar arasından birini seçecek olsanız da karşınızdaki kişinin de çeşitli kriterlerle size başvurmaya karar verdiğini ve sonrasında da çeşitli kriterlerle kalmaya karar vereceğini kabul etmeniz lazım. Yoksa siz hâlâ, ilk 2 aylık “deneme süresi”nin sadece çalışanları denemek için olduğunu mu düşünüyorsunuz?

İlanı olabildiğince detaylı ve kapsamlı vermelisiniz. Bu demek değil ki, bildiğiniz tüm teknolojileri ve deneyim çeşitlerini yazın! Mesela, bir metin yazarı illa ki “Karşılaştırmalı Edebiyat” mezunu mu olmalı? Bu kadar gelişmiş araç ve online kaynak varken UX tasarımcı ilanında Görsel Tasarım mezunu olmasını mı istiyorsunuz? Artık bu sınırları aşmış olmalısınız ve gereksiz yere karşınızdakini sınırlamamanız en doğrusu. Alacağınız yazılımcı Python ile bir yazılım projesi geliştirecekse ve ilana ileri seviye bulut çözümlerini de bilsin yazarsanız, karşıdaki kişiyi gereksiz yere sınırlandırmış olursunuz. Bir ürün tasarımcısı alacaksanız ilana, araştırma yöntemlerini bilmesini de eklemeniz lazım ki, gerçekten düzgün ve veriye dayalı iş ortaya çıkabilsin.

İlanı verirken başvuranın da neler kazanacağını belirtmeniz en iyisi. Bunu sadece maaşla sınırlamamak lazım (Türkiye’de bunu yapan var mı ki?). Sağlık sigortası, uzaktan çalışma olanağı, en kalitelisinden bir espresso makinesi ya da Netflix üyeliği bunlar arasında sayılabilir. Sizi seçmeleri için gerçekten çekici ne sunabilirseniz ilana eklemenizde fayda var.

 

Başvuru sonrası süreçler

İşe başvuranların en büyük sıkıntısı, herhangi bir geri dönüş alamıyor olmaları. Olumlu ya da olumsuz fark etmez, bir geri dönüş almayı herkes istiyor. Mümkünse olumsuz olan adaylara, hatta yine mümkünse neden olumsuz olduğuyla ilgili bir not ile gerekli bilgilendirmeyi yapın. Başvurusunu beğendiğiniz adayla da, iki tarafa da uygun bir zamanda görüşme ayarlayın. İşe başvuranların büyük bir kısmının aynı anda başka bir yerde çalışmaya devam ettiğini baştan kabul edip “Şu saat olmazsa şansınızı kaybedersiniz.” gibi bir tavra sakın bürünmeyin.

Görüşme ile ilgili her şirketin farklı prosedürleri vardır. Pandemi döneminin koşullarını göz önünde bulundurarak olabildiğince online olarak süreci ilerletmeye çalışın. Özellikle ilk görüşmeler online olarak yapılırsa iki taraf için de hem daha pratik hem de daha sağlıklı olur. İki tarafında birbirini tanıyacağı, belki de ilanı yanlış anlamış kişileri baştan elediğiniz ya da ofisinizin yerini beğenmeyeceği için baştan gelmekten vaz geçecek bir adayı neden saatlerce trafikte uğraştırıp ofise getirip iki tarafın da zamanını alasınız ki?

Biz ilk görüşmeleri online olarak ya da telefonla yapıyoruz. Önce işe alımla ilgilenen çalışanla, eğer bu ilk teknik görüşmeyi geçerse de sırasıyla üst kademelerle yine online olarak görüşmeler ayarlıyoruz. Pandemi öncesinde de, iki tarafın zamanını almamak için ilk görüşmeleri bu şekilde yapıyorduk.

Yüz yüze görüşülmediği ve dolayısıyla bir imza alınmadığı için, iki tarafa da faydası olacak bir şekilde, teklifinizi yazılı olarak iletmeniz ve onayı yazılı olarak almanız önemli. Çalışan ihbar süresi içinde ayrılmaktan vaz geçebilir, daha iyi bir teklif alabilir ya da sadece canı istemediği için şirketinize gelmemeye karar verebilir. Çalışan tarafındansa, şirketin teklifini kabul ettiğiniz için istifa ettikten sonra, yeni şirket işe alım yapmaktan vazgeçebilir. İki durumda da yazılı olarak e-posta üzerinden iletilen resmi teklif ve kabul ettiğini belirten yazılı cevap, hukuki olarak hakkınızı aramak istediğinizde sözleşme ve kanıt olarak sayılacaktır.

 

Ve işe başlama!

İşe alacağınız kişiyi seçtiyseniz asıl önemli noktaya geliyoruz demektir. Yeni başlayacak kişinin şirkete, insanlara ve ortama alışması için neler yapılması gerekiyor. Çok detaya girmeden, 5 ana maddeyle yapılması gerekenleri açıklamaya çalışayım.

1- Hoş geldin e-postası: Yeni bir işe başlamak her zaman heyecanlı ve biraz da korkulu olmuştur. Bunu azaltmak için “bilgi” en önemli kaynaktır. İşe alımı karşılıklı olarak onayladıktan sonra yeni çalışanın kişisel e-posta adresine bir e-posta gönderin.

İşe ne zaman saat kaçta başlayacağı, ilk gün kolaylık olması için ofisin adresi ve haritadaki konumu, yanında getirmesi gereken belgeler, o gün yanında herhangi bir şey getirmesi gerekip gerekmediği burada yazılabilir. İlk gün, hatta ilk haftasında neler yaşayacağı, oryantasyon süreçleri hakkında da kısa bir bilgi verebilirsiniz. Bizim gibi bir Çalışma İlkelerimiz belgeniz varsa bunu da iletebilirsiniz.

2- İşe başlama e-postası: İşe başladığı ilk gün bunu tüm çalışanlara duyurmanız, kaynaşma sürecini hızlandıracaktır. Bu bilgilendirmeyi ister toplu e-posta listesinden, ister Slack/Teams ya da hangi iletişim yöntemi kullanıyorsanız onun toplu kanalından gönderebilirsiniz. Burada da dikkat etmeniz gereken nokta, bu duyurunun sadece bir “İşe başladı” duyurusu olmaması. Adı, geçmişte çalıştığı işler ve hangi ekipte hangi pozisyonda başladığını kısaca belirtin. Hatta farklı saat dilimlerinde çalışıyorsanız bunu da belirtmeniz faydalı olacaktır :).

Bunların yanı sıra kaynaşmayı hızlandırmak için kendisine birkaç soru sorabilirsiniz. En sevdiği film ve sebebi, varsa evcil hayvanı, bir süper kahraman olsa gizli gücü ne olurdu gibi sorular sorabilirsiniz. Bu hem çalışanların onu biraz daha yakından tanımasını sağlar hem de cevap mesajında kendini nasıl ifade ettiğini de görmüş olursunuz. Eski sistemde bu tarz soruları ilk öğle yemeğini beraber yerken sorardık ama artık zaman online iletişim zamanı…

3- Toplu online görüşme: Haftalık toplantılarınızı Pazartesi günleri yapıyorsanız ve yeni kişi de pazartesi işe başladıysa kolay. Toplantının başında 5 dakika kendisinden bahsetmesini isteyebilirsiniz. Böylece tüm çalışanlarınız tek seferde görmüş olur. Bu arada görmüş demişken, özellikle tanışma toplantısı olacağı için tüm çalışanların kameralarının açık olmasına dikkat edin ;). Eğer böyle bir toplantı yapmıyorsanız, en azından işe birisi/birileri başladığında 10-15 dakikalık bir toplantı ayarlayabilirsiniz.

4- Birebir görüşmeler: Çok kalabalık bir firma değilseniz, tüm çalışanlarla 5-10 dakikalık birebir görüşmeler ayarlayabilirsiniz. Biz kalabalık bir firmayız, o kadar zamanını çalamayız diyorsanız da en azından birimlerle 15 dakikalık bir görüşme ayarlayın ki tamamen uzaktan çalışacak kişi, karşısında bir robot değil de insan olduğunu benimseyebilsin. Eski çalışanlar da, yeni gelen kişiyi bu yöntemle genel olarak tanıyabilir.

5- Oryantasyon: Bunu biz herkese yapıyoruz, hatta bunun için bir listemiz de mevcut, işe başlarken herhangi bir bilginin eksik kalmasını istemeyiz. Şirketin geçmişinden şu an çalıştığımız firmalara, mutfak kurallarından nasıl izin isteneceğine, hatta fazla mesai taleplerini nereden nasıl ileteceğine kadar birçok şey bu görüşme sırasında anlatılıyor. Çoğu sürecimiz yazılı olduğu için bizim oryantasyonumuz yaklaşık 1 saat sürüyor. Ama ne kadar gerekiyorsa o kadar uzatıp yeni gelen kişiye nasıl bir ortama girdiği detaylı olarak anlatılmalı. En başta ne demiştik, işe katılım sürecini rahatlatacak en önemli nokta iletişim ve bilgi!

 

Peki, ya sonra?

Bundan sonrası tamamen şirketinizin iletişim yeteneklerine kalmış. Bana sorarsanız, en azından ilk iki ay, haftada bir kere birebir görüşme yapıp nasıl gittiğini, rahatsız olduğu ya da mutlu olduğu şeyleri sormanız en iyisi. Yeni bir yerde işe başlamak, kendiniz tanımadığı insanların arasında ve tanımadığı bir sistemin içinde bulmak zordur. Bunun sorunsuz atlatılabilmesi için iletişimi en üst seviyede tutmak gerekiyor.

İşe katılım kısmı bittiğine göre önümüzdeki yazılarda bundan sonra neler yapılması gerektiği, bu kişilere kültürünüzü nasıl aktarmanız gerektiği ve hatta eski çalışanlarınızda bu kültürü nasıl korumanız gerektiğini anlatacağım. Bizi takip etmeye devam edin! 🙂